acadaAnwenderbericht

Anwenderbericht

talavia bei ACADA

Odoo als Grundlage und KI Agenten als digitales Team

Automatisierung endet bei Acada nicht an der Maschine. Auch Vertrieb, Planung und Verwaltung werden miteinander verbunden. Odoo bringt dafür bereits viele Funktionen mit. Individuelle Erweiterungen und spezialisierte KI-Agenten führen diesen Ansatz weiter.

Acada bewegt sich in einem anspruchsvollen Umfeld: Technische Lösungen für erneuerbare Energien, Sondermaschinenbau für Projekte an Windkraftanlagen und die Zusammenarbeit mit Umsetzungspartnern im Handwerk stellen unterschiedliche Anforderungen an die Organisation. Kundenwünsche müssen aufgenommen, technische Fragen geklärt und Leistungen kalkuliert werden. Gleichzeitig brauchen alle Beteiligten verlässliche Informationen, um ihre Aufgaben aufeinander abzustimmen.

Bei Acada bildet Odoo die gemeinsame Grundlage für diese Abläufe. Darauf bauen Erweiterungen auf, die Informationen aufbereiten, Fragen beantworten und wiederkehrende Aufgaben unterstützen. Ein zentraler Bestandteil ist ein digitales Team aus spezialisierten KI-Agenten.

Odoo bringt bereits viel mit

Nicht jede Verbesserung benötigt eine individuelle Entwicklung. Odoo bietet bereits zahlreiche Möglichkeiten, Vertriebsprozesse zu strukturieren und wiederkehrende Schritte zu automatisieren. Acada nutzt diese Grundlage und ergänzt sie dort, wo die eigenen Anforderungen darüber hinausgehen.

Ein Beispiel ist der Angebotskonfigurator, den Acada erfolgreich einsetzt. Er unterstützt dabei, passende Optionen zu einem Angebot zusammenzustellen und Kundenanforderungen strukturiert abzubilden. Das erleichtert den Weg von der ersten Anfrage zu einem konkreten Leistungsumfang. Auch beim Nachfassen unterstützt die Automatisierung: Folgeaktivitäten lassen sich organisieren und Rückmeldungen gezielt vorbereiten. E-Mails werden vorformuliert, sodass Mitarbeitende sie prüfen und mit einem Knopfdruck versenden können. Aus einer regelmäßig wiederkehrenden Schreibaufgabe wird damit ein kurzer Prüf- und Freigabeschritt.

Diese Verbindung aus vorhandenen Funktionen und gezielten Erweiterungen prägt den Ansatz bei Acada. Bewährte Abläufe werden direkt genutzt; zusätzliche Unterstützung entsteht dort, wo sie im Arbeitsalltag gebraucht wird.

„Man muss die Fantasie haben, gewohnte Abläufe neu zu denken – und den Mut, die Möglichkeiten umzusetzen. Mit Odoo und unseren KI-Agenten schaffen wir mehr Raum für das, was uns antreibt: gute Ideen, starke Projekte und zufriedene Kunden.“

André Altholtmann
Geschäftsführer bei ACADA GmbH

Eine gemeinsame Grundlage für individuelle Projekte

Im Sondermaschinenbau gleicht ein Auftrag selten vollständig dem nächsten. Anforderungen verändern sich, technische Details werden im Projektverlauf konkretisiert und Angebote müssen auf die jeweilige Situation zugeschnitten werden. Hinzu kommt die Abstimmung mit Kunden, Lieferanten und ausführenden Partnern.

Odoo bildet bei Acada den Ausgangspunkt, um diese Abläufe miteinander zu verbinden. Der Ansatz reicht vom ersten Kundenkontakt über die Angebotserstellung und Projektplanung bis zur Unterstützung kaufmännischer Aufgaben.

Entscheidend ist die Verbindung zwischen den einzelnen Schritten: Informationen aus einem Gespräch sollen in der weiteren Bearbeitung verfügbar sein. Aus offenen Punkten sollen konkrete Aufgaben entstehen. Technische Planung und kaufmännische Betrachtung sollen aufeinander aufbauen können.

Interaktive Angebotserstellung mit KI Unterstützung

Die Angebotserstellung verbindet Kundenwünsche mit der späteren Umsetzung. Gerade bei individuellen technischen Projekten müssen zunächst Anforderungen verstanden, Rahmenbedingungen geklärt und Leistungen beschrieben werden.

Acada kombiniert die Möglichkeiten des Angebotskonfigurators mit einer interaktiven, KI-gestützten Bearbeitung. Angaben werden schrittweise konkretisiert und zu einem Angebot zusammengeführt. Die KI unterstützt die Aufbereitung, während Mitarbeitende ihre technische Erfahrung und ihr Wissen über den Kunden einbringen.

Das ist besonders wertvoll, wenn mehrere Beteiligte an einem Projekt mitwirken. Kunden, interne Fachkräfte und Umsetzungspartner liefern unterschiedliche Informationen. Eine strukturierte Aufnahme schafft eine nachvollziehbare Grundlage für Kalkulation, Angebot und weitere Zusammenarbeit.

Die Unterstützung reicht bis zur anschließenden Kommunikation: Vorformulierte E-Mails erleichtern die Rückmeldung an Kunden. Automationen beim Nachfassen helfen dabei, den nächsten Kontakt rechtzeitig aufzugreifen und offene Angebote weiterzubearbeiten..

Vom Telefonat zur konkreten Folgeaufgabe

Viele wichtige Informationen entstehen im direkten Gespräch. Kunden erläutern ihre Anforderungen, Partner melden Rückfragen und Projektverantwortliche vereinbaren nächste Schritte. Bei Acada werden Telefonate transkribiert und daraus Aufgaben zum Nachfassen erstellt.

So erhält das Gespräch eine direkte Fortsetzung im Arbeitsprozess. Eine noch fehlende technische Angabe, eine Rückfrage zu einem Angebot oder eine vereinbarte Rückmeldung kann als Aufgabe weiterbearbeitet werden.Mitarbeitende müssen Gesprächsinhalte dadurch nicht vollständig aus dem Gedächtnis rekonstruieren. Die Transkription und die daraus abgeleiteten Aufgaben unterstützen dabei, Vereinbarungen nachzuhalten und die weitere Kommunikation vorzubereiten.

Zusammen mit vorformulierten E-Mails entsteht ein Ablauf, der vom Gespräch bis zur nächsten Rückmeldung reicht. Die Mitarbeitenden konzentrieren sich auf die inhaltliche Prüfung und den persönlichen Kontakt.

Spezialisierte KI Agenten mit klaren Rollen

Acada ordnet die Unterstützung durch KI unterschiedlichen Aufgabenbereichen zu. Die Agenten haben eigene Namen und klar umrissene Rollen. Dadurch wird ihre Zuständigkeit im Alltag verständlich: Finanzielle Fragen brauchen eine andere Unterstützung als die räumliche Planung einer Baustelle.

Lola - Lohnbuchhaltung

Lola unterstützt die Lohnbuchhaltung und bereitet Informationen für die weitere Bearbeitung auf. So entlastet sie das Team bei wiederkehrenden Aufgaben, während Prüfung und Freigabe bei den Verantwortlichen bleiben..

Luca - Digitaler CFO

Luca bereitet finanzielle Informationen auf und unterstützt den Blick auf Kosten und wirtschaftliche Zusammenhänge. Damit schafft er eine Grundlage für fundierte Entscheidungen in Projekten und im Unternehmen.

Tars - Wissen und Antworten

Tars beantwortet Fragen zu Abläufen und Unternehmenswissen auf Basis der verfügbaren Informationen. Mitarbeitende finden so leichter die Antworten, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Sam – Vertriebsunterstützung

Sam unterstützt bei Kundenanfragen, bereitet Gesprächsinhalte auf und hilft beim Nachfassen. Gemeinsam mit der Angebotserstellung und vorformulierten E-Mails schafft er mehr Zeit für persönliche Beratung.

Bob – 3D-Planung

Bob unterstützt die 3D-Planung von Baustellen und macht räumliche Zusammenhänge anschaulich. Das erleichtert die Abstimmung zwischen Projektverantwortlichen und Umsetzern.

Kevin – Postbearbeitung

Kevin transkribiert eingehende Post, übersetzt sie bei Bedarf und ordnet sie den zuständigen Mitarbeitenden zu. Aus dem Inhalt und Zusammenhang erstellt er konkrete Aufgaben für die weitere Bearbeitung.

Fazit und Ausblick

Es ist unglaublich, was heute auch durch talavia möglich ist. Odoo bringt bereits eine umfangreiche Grundlage mit – vom Angebotskonfigurator bis zu automatisierten Folgeaktivitäten. Individuelle Erweiterungen und KI-Agenten eröffnen darüber hinaus neue Möglichkeiten für Vertrieb, Planung und Verwaltung.

Acada zeigt, wie diese Bausteine zusammenspielen können: Angebote werden interaktiv erstellt, Telefonate in weiterverwendbare Informationen überführt, Aufgaben zum Nachfassen angelegt und E-Mails für den Versand vorbereitet. Lola, Luca, Tars, Bob, Sam und Kevin unterstützen zusätzlich in klar definierten Bereichen – von der Lohnbuchhaltung bis zur Bearbeitung eingehender Post.

Dafür braucht es neben Technik auch Fantasie: die Bereitschaft, vertraute Abläufe zu hinterfragen und sich vorzustellen, was einfacher gehen könnte. Welche Informationen liegen bereits vor? Welche Aufgabe entsteht daraus? Und welcher Schritt lässt sich so vorbereiten, dass Menschen ihre Zeit für Entscheidungen und Zusammenarbeit nutzen können?

Schaut auch gerne mal bei ACADA vorbei. www.acada.eu